Administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Ansvar och arbetsuppgifter

I rollen som administratör på Utbetalningsmyndigheten kommer du att ha huvudansvar för att stötta flera olika chefer och delar av organisationen, både inom myndighetens kärn- och stödverksamhet.

Du kommer att stötta myndighetens chefer med bland annat följande:

• Organisera och förvalta information på olika lagringsytor, inklusive intranät
• Ge stöd i samband med rekrytering och introduktion av nya medarbetare
• Diarieföring och bevakning av allmänna handlingar
• Anmäla ärenden och kvalitetssäkra underlag till föredragningar och möten
• Kontrollera och bevaka fakturor
• Bevaka och hantera funktionsbrevlådor och ev chefens epost och kalender
• Boka möten, ta emot externa besökare, skriva protokoll
• Vara vikarie/backup för kollegor vid sjukdom och ledighet
• Andra administrativa och assistentuppgifter efter behov.

Rollen är placerad vid en ny enhet för verksamhetsstöd som är under bildande inom den administrativa avdelningen. Enheten inrättas för att täcka den växande myndighetens behov av administrativt och controllerstöd som ska stödja alla delar av organisationen.

Vi söker dig som har

• Gymnasieexamen som vi bedömer relevant för rollen
• Minst tre års erfarenhet av administrativt arbete på svensk statlig myndighet
• Mycket god datorvana, bl a från Officepaketet, diarieförings- och filhanteringssystem
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du även har

• Erfarenhet av att ge stöd till flera olika interna uppdragsgivare samtidigt
• Erfarenhet av att ta fram dokumenterade rutiner
• Erfarenhet av kontakter med leverantörer och andra myndigheter
• Erfarenhet från verksamhet med höga krav på säkerhet.

Efterfrågade förmågor och färdigheter

För att lyckas i rollen som administratör behöver du ha hög personlig mognad och vara stabil.
Du behöver även vara serviceinriktad och självgående. Vidare är du strukturerad och tydlig.

Övrigt

Tjänstgöringsorten är i Stockholm. Myndigheten finns i moderna lokaler i närheten av Gullmarsplan. Befattningen är placerad i säkerhetsklass vilket kräver svenskt medborgarskap. Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid. Sex månaders provanställning kan bli aktuellt. Du kan komma att krigsplaceras på myndigheten. I denna rekrytering söker du med ditt CV. Istället för att bifoga ett personligt brev vill vi att du svarar på några frågor kring din kompetens kopplat till jobbet. Vi ber dig svara utförligt på dessa frågor. Arbetsprov kan bli aktuellt i urvalsprocessen.